Code de protection des renseignements personnels

Le Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO, ainsi que ses sites Web saco.on.ca et collegesdelontario.ca) s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Le présent Code de protection des renseignements personnels décrit les principes et les lignes directrices qui guident le SACO en vue de protéger les renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Le présent Code de protection des renseignements personnels incorpore les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) publié en mars 1996 comme Norme nationale du Canada. Le présent Code ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les employés, les anciens employés et les employés potentiels (tous désignés par le terme "employés") du SACO.

Table des matières

10 principes :

1. Responsabilité
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
3. Obtention du consentement
4. Limitation de la collecte de renseignements personnels
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
6. Exactitude des renseignements personnels
7. Mesures de sécurité pour les renseignements personnels
8. Transparence par rapport aux politiques et procédures
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Définitions

SACO – Service d’admission des collèges de l’Ontario (également collegesdelontario.ca et saco.on.ca)

LPRPDE – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Collège(s) – L’un ou l’ensemble des vingt-quatre collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario, y compris les instituts de technologie et d’enseignement supérieur, les trois campus régionaux de l’Université de Guelph et l’Institut Michener de sciences appliquées de la santé

Employés – Toute personne qui travaille au SACO, soit à temps plein, à temps partiel, à titre d’employé temporaire ou en tant que conseiller.

Renseignements personnels – Renseignements consignés au sujet d’une personne donnée sous quelque forme que ce soit, sauf son nom, son titre ou son adresse d’entreprise ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

Responsable de la protection des renseignements personnels – Personne nommée pour assurer la mise en œuvre et l’administration efficaces de la LPRPDE. La ou le responsable coordonne la réponse du SACO aux demandes présentées en vertu de la Loi.

Dossier – Toute information contenue dans un formulaire, notamment des documents, des cartes, des dessins, des photographies, des lettres, des pièces justificatives, des papiers et toute autre information écrite, photographiée, balayée, consignée ou stockée sous quelque forme que ce soit, mais ne constitue ni des logiciels ni des mécanismes servant à produire des documents.

1 – Responsabilité

Le SACO est responsable de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels au SACO doit veiller au respect du Code, même si d’autres personnes du SACO peuvent avoir la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et si une délégation de pouvoir permet à ces personnes d’agir au nom de la personne responsable des renseignements personnels du SACO. L’identité des personnes désignées par le SACO pour veiller au respect du Code est communiquée à l’interne et est disponible sur demande aux personnes de l’extérieur. Le SACO utilisera des mesures contractuelles ou autres pour protéger les renseignements personnels qui ont été transférés à des prestataires de services en vue du traitement (p. ex., saisie de données). Si le SACO assure le traitement de renseignements personnels ou agit comme prestataire de services pour des tiers, il se conformera au Code de protection des renseignements personnels et à tout énoncé ou politique de confidentialité émis par le SACO relativement aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués au nom de tiers ou transférés à des tiers.

2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

Le SACO déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci. Le SACO recueille et utilise principalement des renseignements démographiques et scolaires. Le SACO recueille, utilise et communique vos renseignements personnels aux fins suivantes:

• création, traitement et maintien de votre demande d’admission à un ou des collèges
• élaboration d’un ensemble de renseignements et de données statistiques en rapport avec les décisions relatives à l’admission, l’acceptation et l’inscription à un ou des collèges
• maintien de politiques, de programmes et de mécanismes de financement appropriés aux collèges
• réponse aux demandes de renseignements sur les publications, les formulaires papier ou les programmes des collèges reçues par téléphone ou par l’entremise du site Web du SACO
• conformité aux exigences légales

Le SACO exigera que les fournisseurs de tels renseignements se conforment à la législation appropriée sur la protection des renseignements personnels. Si le SACO se propose d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été préalablement établies, il devra déterminer et consigner ces fins avant toute nouvelle utilisation. À moins que la fin nouvelle soit requise ou permise en vertu de la loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à cette fin.

3 – Obtention du consentement

Le SACO obtiendra le consentement de toute personne avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins que la loi ne l’autorise. Le SACO peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas où le SACO peut agir à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, il doit le faire dans les limites prévues par la loi. Lors de l’obtention du consentement, le SACO fera des efforts raisonnables pour s’assurer que la personne concernée est informée des buts de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Ces buts seront énoncés de manière à être raisonnablement compris par la personne concernée.

De manière générale, le SACO tentera d’obtenir de la personne concernée le consentement d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui la concernent au moment de recueillir les renseignements personnels. Toutefois, le SACO pourrait obtenir le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après les avoir recueillis mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles. Le SACO exigera le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à leur sujet comme condition pour la prestation de renseignements ou de services à des tiers, uniquement si la collecte, l’utilisation ou la communication est nécessaire pour fournir l’information ou les services. Pour déterminer la forme appropriée du consentement, le SACO tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements par le SACO.

Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Dans le cas d’une personne souhaitant retirer son consentement quant à la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, la procédure de demande d’admission cesse alors. Le consentement d’une personne constitue une exigence de faciliter la procédure de demande d’admission. Toute demande de retrait du consentement doit être reçue par écrit. En pareil cas, les renseignements personnels détenus par le SACO seront radiés ou rendus anonymes, sauf indication contraire ou à moins que la loi ne le permette. Il est possible d’obtenir plus de précisions sur les conséquences du retrait du consentement, en s’adressant au SACO.

4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels

Le SACO ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par le SACO, et le fera de manière honnête et licite. Le SACO recueille principalement des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et ne sollicite aucune information personnelle ou connexe sauf s’il en a été instruit par la personne en question ou agent(e) (p. ex., suivi d’une demande de transfert de relevé de notes). Le SACO peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les écoles secondaires, les universités et les autres établissements déjà fréquentés.

5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

Le SACO n’utilisera, ni ne communiquera, de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées. Le SACO pourrait communiquer des renseignements personnels aux personnes ou organismes suivants aux fins énoncées à l’article 2 :

• les collèges et les universités, ainsi que les autres établissements canadiens qui participent aux programmes de collaboration avec les collèges membres, afin de faciliter le traitement des demandes et la gestion optimale des autres services demandés.
• les collèges et les universités, dans le cadre de programmes de collaboration, afin de faciliter le traitement des demandes et la gestion optimale des autres services demandés.
• les tiers fournisseurs de services aux fins du traitement de l’information et de la gestion optimale des autres services demandés.
• le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, le ministère de l’Éducation, le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, le ministère de la Santé, ainsi que tout autre organisme pertinent de recherche et d’enseignement à des fins statistiques et de recherche.
• les bases de données des étudiants tenues par le collège, que le postulant choisira possiblement de fréquenter, afin d’élaborer et de maintenir des politiques, des programmes et des mécanismes de financement appropriés

Le SACO dispose d’une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation. Seul le personnel du SACO ou de ses prestataires de services a accès aux renseignements personnels pour l’exécution de ses fonctions ou la prestation de services.

6 – Exactitude des renseignements personnels

Le SACO conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des données non appropriées ne soient utilisées pour prendre une décision au sujet de la personne concernée. Le SACO fera la mise à jour des renseignements personnels de manière continue et uniquement pour s’acquitter des fins prévues en vertu du présent Code ou à la demande de la personne concernée.

7 – Mesures de sécurité pour les renseignements personnels

Le SACO protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Le SACO protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, de même que contre l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard au format sous lequel les renseignements sont conservés, en ayant recours à des mesures de sécurité appropriées. Le SACO devra protéger les renseignements personnels transférés à des tiers qui lui fournissent des services grâce à des mesures contractuelles ou à d’autres arrangements qui stipulent le caractère confidentiel des données, qui restreignent les fins auxquelles les renseignements peuvent être utilisés et qui en interdisent la communication à des tiers à la demande du SACO, conformément au Code de protection des renseignements personnels.

8 – Transparence par rapport aux politiques et procédures

Le SACO fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles. Le SACO fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur nos politiques et nos procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L’information sera fournie dans un format généralement compréhensible.

9 – Accès aux renseignements personnels

Le SACO informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues par la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible pour une personne de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements qui la concernent et d’y faire apporter les corrections appropriées. Dans certains cas, il peut être impossible au SACO de communiquer tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces situations seront limitées ou prévues par la loi. Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, le SACO corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements, au besoin. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à des tiers qui y ont accès.

10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de porter plainte en cas de non-respect des principes énoncés ci-dessus, en communiquant avec le ou la responsable de la protection des renseignements personnels du SACO. Le SACO a mis en œuvre des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relativement au traitement des renseignements personnels. Le SACO fera enquête sur toutes les plaintes reçues. Si une plainte est jugée fondée, le SACO prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s’il y a lieu.

Toute personne pourra obtenir un complément d’information sur les pratiques du SACO en matière de protection des renseignements personnels ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante:

Responsable de la protection des renseignements personnels
OCAS Application Services inc.
60, cour Corporate
Guelph (Ontario) N1G 5J3
519.763.2363, poste 6816
privacyofficer@ocas.ca

Toute personne qui estime que le SACO n’a pas donné suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : 613 947-1698
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 613 947-6850
ATS : 613 992-9190
Website: http://www.priv.gc.ca/index_f.cfm

Nota : le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada n’accepte pas les plaintes reçues par courriel, puisque leur sécurité ne peut être assurée.

Vous pouvez consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en visitant le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à http://www.priv.gc.ca/index_f.cfm

Le Code type sur la protection des renseignements personnels constitue l’annexe 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour obtenir des exemplaires du Code type, veuillez vous adresser à l’Association canadienne de normalisation, au, 5060, Spectrum Way, bureau 100, Mississauga (Ontario) L4W 5N6 Canada

Dernière révision : 2010 octobre