Énoncé sur la protection des renseignements personnels

OCAS Application Services inc. (Service d’admission des collèges de l’Ontario ou OCAS) s’engage à protéger vos renseignements personnels – y compris votre activité sur le site Web – et scolaires et vos autres dossiers scolaires (« renseignements personnels »). Les renseignements personnels compris dans la présente demande d’admission et les documents connexes sont recueillis, utilisés ou communiqués en vertu des dispositions législatives et réglementaires applicables de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, R.S.O. 1990, c. M. 16, de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, R.S.O. 1990, c. M. 19, et de la Loi sur l’éducation, R.S.O. 1990, c. E. 2.

Vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués essentiellement aux fins de prise de décision en matière d’admission et d’agrément, y compris la création, le traitement et la maintenance de votre demande d’admission, de votre acceptation et de votre inscription auprès des collèges, ainsi qu’aux fins d’attribution, de vérification, de récupération ou de validation de votre numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), et de mise à jour des renseignements personnels associés au NISO.

Afin de faciliter la procédure de demande d’admission et d’améliorer l’exactitude des données, vous autorisez OCAS à recueillir, à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels, que ces derniers aient été obtenus directement de vous ou d’autres sources pertinentes, y compris, sans toutefois s’y limiter, les établissements que vous avez préalablement fréquentés, le Centre de demande d’admission des universités de l’Ontario (OUAC) et tout ministère pertinent. L’utilisation autorisée peut également comprendre la mise à jour, par OCAS, de bases de données de tiers, telles que celles maintenues par les ministères et les autres organismes concernés, aux fins d’exactitude et de cohérence des données.

OCAS doit divulguer vos renseignements personnels aux fins de traitement de votre demande d’admission ou de tout autre service, de votre acceptation ou de votre inscription. Les renseignements personnels peuvent également être utilisés par OCAS ou communiqués aux collèges, au ministère de l'Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle et aux entités avec lesquelles il fait des affaires, au ministère de l’Éducation, au ministère de l’Agriculture, au l’Alimentation et des Affaires rurales et au ministère de la Santé, ainsi qu’à d’autres organismes de recherche sur l’éducation approuvés par OCAS, et ce, à des fins statistiques, de marketing et de recherche. Conformément à de telles fins, vos renseignements personnels peuvent également être inclus dans des bases de données d’information sur les étudiant(e)s maintenues par le collège que vous fréquenterez éventuellement, aux fins d’établissement de politiques, de programmes et de mécanismes de financement appropriés.

OCAS peut également rendre accessibles ceux de vos renseignements personnels qui sont minimalement requis à des tiers fournisseurs de services d’agrément international ou de vérification de l’intégrité, afin de protéger nos systèmes et vos renseignements personnels. De plus, OCAS communique les renseignements personnels minimalement requis dans le but de faciliter les services spécialisés offerts par des tiers, dont le clavardage en temps réel et le traitement des cartes de crédit.

Il se peut que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à l'extérieur de l'Ontario.

Par conséquent, vous autorisez OCAS à divulguer vos renseignements personnels aux personnes, organismes ou établissements qui exigent de tels renseignements aux fins de contrôle de programme, de recherche, de financement, d’agrément, ou qui sont chargés du traitement de votre demande d’admission, de votre acceptation ou de votre inscription. De telles entités peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, les collèges, les universités associées (p. ex., dans le cas de candidats à un programme conjoint ou de collaboration), les conseillers en orientation ou tout autre employé de soutien des écoles secondaires de l’Ontario (dans le cas des candidats poursuivant actuellement des études secondaires), les tiers fournisseurs de services et les ministères et organismes provinciaux et fédéraux pertinents.

Il est de votre responsabilité de vous assurer que les renseignements fournis soient exacts, complets et corrects, faute de quoi le traitement de votre demande risque d'être retardé ou cette dernière refusée. Vous devez prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de votre information utilisée aux fins d'ouverture de session et de tout formulaire papier de demande d'admission rempli.

Vos renseignements personnels sont conservés aux bureaux du OCAS et/ou gardés dans des installations sécuritaires extérieures.

Veuillez noter que des copies de vos renseignements personnels peuvent être conservées par les entités auxquelles OCAS divulgue les renseignements, afin de faciliter le traitement de votre demande ou les services qui vous sont offerts. Veuillez diriger toute question ou inquiétude relative à l’accès, à la conservation ou à la protection de vos renseignements personnels détenus par un tiers, à l’entité en question, p. ex., les collèges, lesquels sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pour plus d’information sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection de vos renseignements personnels chez OCAS, veuillez consulter le Code de protection des renseignements personnels d’OCAS, ou communiquer avec l’agent à la vie privée d’OCAS par téléphone, au 519-763-2363, poste 6816, ou par courriel, à l’adresse privacyofficer@ocas.ca.

Code de protection des renseignements personnels

Le présent Code de protection des renseignements personnels vous renseigne sur les principes et lignes directrices qui guident OCAS en vue de protéger les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités. Veuillez passer en revue le Code de protection des renseignements personnels d’OCAS.